Robotic Process Automation

Prozesse automatisieren und optimieren

Was ist robotic process automation?

Mitarbeiter*innen entlasten, Effizienz steigern und Kosten reduzieren

Manuelle und zeitintensive Prozesse automatisieren

Anders als physische Roboter, wie sie in der industriellen Produktion zum Einsatz kommen, werden bei Robotic Process Automation (RPA) keine Maschinen eingesetzt, sondern eine Software, die menschliche Arbeitsschritte imitiert und manuelle Prozesse automatisiert.

Als virtuelle Mitarbeiter*innen können unsere individuell entwickelten Software-Roboter zeitraubende Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Verarbeitung von Rechnungen, die Erstellung von Verträgen oder die Übertragung von Daten, eigenständig erledigen. Dabei benötigen sie einmalig konkrete Anweisungen, wie zum Beispiel: „Öffne die Excel Datei. Wenn ein Kreuz in der ersten Zeile gesetzt ist, kopiere die Zahl aus Spalte F in die Buchungsmaske.“ 

Arbeitsprozesse neu gestalten und Potenziale entfalten

Im Prinzip gehen die Roboter dabei genauso vor wie Mitarbeiter*innen und verarbeiten Daten gemäß vorher definierter Regeln und Logiken. Dabei nutzen sie meist die Benutzeroberfläche (GUI), ohne eine Unterbrechung der zugrunde liegenden Systeme zu verursachen.

Geeignet sind die virtuellen Mitarbeiter besonders gut für regelbasierte und wiederkehrende Arbeitsprozesse. Durch RPA können Unternehmen viele Probleme gleichzeitig adressieren und den digitalen Wandel vorantreiben. Bei der Bearbeitung der Prozesse eliminieren unsere Roboter jegliches Fehlerrisiko und erfüllen die Aufgaben außergewöhnlich schnell. Zudem kann die Lösung in kürzester Zeit kostengünstig umgesetzt werden.

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Höhere Effizienz
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Qualitätsgarantie
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Fehlerrate

Funktionen und Anwendungsbereiche

Womit ein virtueller Mitarbeiter arbeiten kann

Unsere virtuellen Mitarbeiter imitieren menschliche Arbeitsschritte und arbeiten dabei über die Benutzeroberfläche. Daher können sie mit einer Vielzahl an Tools, Dateien und Systemen umgehen und sind nicht auf einzelne Applikationen oder Datentypen beschränkt. Sie können zudem mit individuell entwickelten Anwendungen arbeiten.

Unsere Software-Roboter können jegliche Internetbrowser bedienen, um diverse Aufgaben zu erledigen. Dazu zählen beispielsweise Google Chrome (empfohlen), Mozilla Firefox oder Microsoft Edge. Somit können sie auch mit allen webbasierten Programmen und Systemen umgehen.

Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint und Teams sind gängige Anwendungen, die von unseren virtuellen Mitarbeitern verwendet werden.

Da unsere individuellen Software-Roboter über die Benutzeroberfläche (GUI) arbeiten, können sie mit verschiedenen ERP-Systemen wie zum Beispiel SAP, Oracle oder Microsoft umgehen.

Auch Prozesse, die CRM Programme wie Salesforce, HubSpot oder SugarCRM involvieren, können leicht optimiert und automatisiert werden.

Unternehmen arbeiten oft mit einer Vielzahl von Dokumenten und Dateiformaten, wie z.B. csv, xml oder pdf. Unsere Roboter können die Daten aus Dokumenten wie Rechnungen oder Anschreiben leicht verstehen, extrahieren und verarbeiten.

Außerdem können unsere Software-Roboter Messenger-Dienste wie WhatsApp nutzen, um Beteiligten Informationen zu übermitteln.

Und nicht zuletzt können die virtuellen Mitarbeiter auch mit Datenbanken interagieren.

Womit ein virtueller Mitarbeiter nicht umgehen kann

Unsere Software-Roboter können bereits mit vielen Applikationen, Systemen und Dateiformaten umgehen, doch auch diese Technologie kommt an ihre Grenzen. Denn es gibt auch Aufgaben die unsere virtuellen Mitarbeiter nicht übernehmen können und ein Mensch eingreifen muss. 

Einige Websites verwenden Captcha-Codes, um die Verwendung von Robotern auf ihrer Website zu vermeiden. Da Captcha-Codes in der Regel menschliche Intelligenz erfordern, können die Roboter sie (vorerst) nicht verarbeiten.

Wenn eine Anmeldung eine TAN-Eingabe mit einem physischen Gerät erfordert, können die Roboter nicht fortfahren und es ist eine menschliche Interaktion erforderlich. Wenn der Code jedoch per SMS gesendet wird, können die Roboter ihn verarbeiten.

Unsere Software-Roboter sind nicht physisch, daher müssen alle Dokumente und relevanten Daten in digitaler Form vorliegen. Sie können kein Papier verarbeiten, das nur physisch vorhanden ist.

  • Use Cases

    Vertrieb

    Rund 50 Prozent ihrer Arbeitszeit wenden Sales-Mitarbeiter*innen für administrative Tätigkeiten auf. Prioritäten werden damit falsch gesetzt. Der oder die Kund*in sollte im Fokus stehen. Während der Software-Roboter repetitive Aufgaben übernimmt, kannst Du diese Zeit effektiv nutzen, um Dich auf die Leadgenerierung und Kundenbindung zu konzentrieren.

  • Use Cases

    Personal

    Bei allen administrativen Aufgaben, die in einer Personalabteilung anfallen, liegt der Fokus hier nicht mehr auf dem Wesentlichen: den Mitarbeiter*innen, der Unternehmenskultur und -strategie. Mit der Übernahme von manuellen Tätigkeiten schafft ein Software-Roboter wieder Freiräume für zukunftsrelevante und wertschaffende Aufgaben.

  • Use Cases

    Buchhaltung

    Die Handhabung von unzähligen numerischen Daten erfordert maximale Genauigkeit. Du wirst überrascht sein, wie akribisch und schnell unsere Software-Roboter die repetitiven Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen und abarbeiten. Reduziere die Fehlerquote und schaffe mehr Transparenz, Geschäfts-Resilienz und Exaktheit.

    • Use Case

      Vertrieb

      Rund 50 Prozent ihrer Arbeitszeit wenden Sales-Mitarbeiter*innen für administrative Tätigkeiten auf. Prioritäten werden damit falsch gesetzt. Der Kunde sollte im Fokus stehen. Während der Software-Roboter repetitive Aufgaben übernimmt, kannst Du diese Zeit effektiv nutzen, um Dich auf die Leadgenerierung und Kundenbindung zu konzentrieren.

    • Use Case

      Personal

      Bei allen administrativen Aufgaben, die in einer Personalabteilung anfallen, liegt der Fokus hier nicht mehr auf dem Wesentlichen: den Mitarbeiter*innen, der Unternehmenskultur und -strategie. Mit der Übernahme von manuellen Tätigkeiten schafft ein Software-Roboter wieder Freiräume für zukunftsrelevante und wertschaffende Aufgaben.

    • Use Case

      Buchhaltung

      Die Handhabung von unzähligen numerischen Daten erfordert maximale Genauigkeit. Du wirst überrascht sein, wie akribisch und schnell unsere Software-Roboter die repetitiven Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen und abarbeiten. Reduziere die Fehlerquote und schaffe mehr Transparenz, Geschäfts-Resilienz und Exaktheit. 

      Wie Du von RPA profitierst

      Die Vorteile der Technologie ausschöpfen

      Durch die Einführung einer Robotic Process Automation Lösung ebnest Du den Weg in den digitalen Wandel. Im operativen Geschäftsablauf ergeben sich viele Vorteile, die unter anderem die Zukunfts-, Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit steigern.

      Software-Roboter können durch ihre pausenlose Verfügbarkeit Prozesse bis zu 95% schneller abwickeln als menschliche Angestellte. Durch das Wegfallen monotoner und zeitaufwändiger Arbeit wird die Produktivität der Mitarbeiter*innen gesteigert und somit die operative Effizienz maximiert.

      Indem Verwaltungsprozesse ohne menschliches Eingreifen ablaufen, wird das Fehlerrisiko auf ein Minimum reduziert. Unsere Software-Roboter sind so programmiert, dass Sie keine Fehler machen und darüber hinaus regelkonform und beständig arbeiten.

      Auch nicht-monetäre Vorteile zeigen wie wertvoll RPA ist. Unsere Roboter können Kundenanfragen in Echtzeit bearbeiten und bieten einen schnellen und flexiblen Service. Durch einen besseren Kundenservice wird die Bindung, Loyalität und Zufriedenheit der Kund*innen gesteigert.

      Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich enorme Kosteneinsparungen erzielen. Mit Robotic Process Automation sind Kosteneffizienz und Compliance auch keine Betriebskosten mehr, sondern ein Nebenprodukt der Prozessautomatisierung.

      Ein virtueller Kollege entlastet die Mitarbeiter*innen, indem er sie von den repetitiven und lästigen Routinearbeiten befreit. Dadurch werden Überstunden und der enorme Arbeitsdruck reduziert sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation spürbar gesteigert.

      Rhenus
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